職場(chǎng)名師馬建強(qiáng)：PPT要這么用

【前言】馬建強(qiáng)，資深培訓(xùn)師、專(zhuān)業(yè)商務(wù)演示顧問(wèn)、PPT商務(wù)應(yīng)用專(zhuān)家。國(guó)內(nèi)商務(wù)演示領(lǐng)域最前沿的研究者之一，原創(chuàng)性地提出了“成功商務(wù)演示四標(biāo)準(zhǔn)”、“商務(wù)演示三原則”等，尤其專(zhuān)長(zhǎng)商務(wù)演示的邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，內(nèi)容的組織精練，文本概念的圖示化等。曾就職于中國(guó)科學(xué)院，北大方正、聯(lián)想集團(tuán)等。本期《滬江專(zhuān)訪》請(qǐng)到馬建強(qiáng)老師，告訴你：PPT這么用才對(duì)！

機(jī)緣巧合，進(jìn)入PPT培訓(xùn)領(lǐng)域

在中國(guó)，培訓(xùn)師這個(gè)職業(yè)似乎有點(diǎn)神秘，他們總是出現(xiàn)于社會(huì)活動(dòng)的各個(gè)領(lǐng)域，很多培訓(xùn)的內(nèi)容和他們所學(xué)專(zhuān)業(yè)并不相同，然而他們似乎無(wú)所不知。馬建強(qiáng)就是這樣一位培訓(xùn)師，他的職業(yè)生涯看不到培訓(xùn)師的影子，如今卻成為了培訓(xùn)行業(yè)的著名人物之一，這得利于他的愛(ài)好。馬建強(qiáng)走到PPT培訓(xùn)這條路上，首先是因?yàn)樽约合矚g培訓(xùn)行業(yè)，喜歡幫助廣大朋友排憂解難，其次又因?yàn)橐粋€(gè)偶然事件。剛剛從事培訓(xùn)工作時(shí)，馬建強(qiáng)的課題并不是PPT，不過(guò)在課程中，他的學(xué)生們發(fā)現(xiàn)老師的PPT做得很漂亮，于是向老師請(qǐng)教。馬建強(qiáng)很慷慨地跟同學(xué)們分享PPT的使用之道，發(fā)現(xiàn)很多同學(xué)使用PPT的時(shí)候，有很多毛病，有些甚至是很?chē)?yán)重的。很多人不知道PPT是做什么用的，不知道怎么表達(dá)自己的想法，不僅制作的PPT水準(zhǔn)很差，不值得觀賞，而且講解PPT的時(shí)候也不懂得表達(dá)，不能夠配合PPT的內(nèi)容。這讓馬建強(qiáng)很是無(wú)奈，于是，他把PPT培訓(xùn)課程選為自己的主題。

職場(chǎng)有三寶，兩兩各不同

提到office三劍客，不少職場(chǎng)人都不陌生：Word、Excel和PPT。遺憾的是，很多人并不清楚PPT和Word的區(qū)別在哪里，乃至于把PPT當(dāng)做Word去用，于是出現(xiàn)了Word搬家式的PPT。馬建強(qiáng)告訴我們，Word是文字排版的工具，它是做紙面的。Excel是數(shù)據(jù)分析的工具，以數(shù)據(jù)為主。PPT做什么用呢？國(guó)外叫做presentation，做演講展示的一種視覺(jué)輔助的工具。既然是用來(lái)演講的工具，PPT上的內(nèi)容必定是給觀眾看的，不能當(dāng)做給自己提示的備忘錄。這也決定了PPT擁有Word和Excel不一樣的特性，也就是我們常說(shuō)的演講的特性，即給觀眾看的東西，不能是大段的文字，一定是演講內(nèi)容的精華要點(diǎn)，同時(shí)PPT的設(shè)計(jì)也要做到簡(jiǎn)潔漂亮，一目了然，過(guò)目不忘，賞心悅目，這些跟視覺(jué)表達(dá)有關(guān)。

使用PPT，從內(nèi)到外的鍛煉

絕大部分PPT使用者，對(duì)PPT都有很大誤解，這個(gè)誤解帶來(lái)兩個(gè)很糟糕的結(jié)果：效率低和效果差。效率低體現(xiàn)在什么方面呢？做PPT的時(shí)候，要花很多時(shí)間去編輯、修改、調(diào)整。效果差的表現(xiàn)是，把PPT拿去演講的時(shí)候，老板不滿意，客戶不滿意。這都是很糟糕的結(jié)果。要想改變這種現(xiàn)象，讓PPT制作效率高，演講效果好是正確使用PPT最關(guān)鍵的兩點(diǎn)，否則，使用這樣一個(gè)工具是沒(méi)有意義的。

馬建強(qiáng)提到，提升PPT的制作效率，需要了解PPT的特性，根據(jù)PPT要使用的不同場(chǎng)合設(shè)計(jì)制作PPT。只要把母版，版式，設(shè)計(jì)主題，這幾個(gè)的關(guān)系搞清楚，同時(shí)將自己要表達(dá)的內(nèi)容精煉出要點(diǎn)，放上去就好。當(dāng)然有一些東西，需要花比較多的時(shí)間，比方說(shuō)一頁(yè)內(nèi)容，用什么樣的形式，能夠更準(zhǔn)確的表達(dá)含義。不同的人有不同的表達(dá)方式，最好的結(jié)果，是一目了然，耳目一新，過(guò)目不忘，賞心悅目。要達(dá)到這個(gè)水平，一方面靠經(jīng)驗(yàn)積累，另一方面是思維模式的調(diào)整、審美素養(yǎng)的修煉。

而提升PPT的效果，這將涉及到演講的技巧，和把內(nèi)容轉(zhuǎn)化成一種適于視覺(jué)表達(dá)的方式的能力有關(guān)系，還和現(xiàn)場(chǎng)演講表達(dá)的能力有關(guān)。如何把自己的語(yǔ)言用圖像圖形的形式展現(xiàn)，自己演講的邏輯是怎么樣的，語(yǔ)言辭藻的選擇等等，這都是PPT制作之外的功夫。當(dāng)然，也有立竿見(jiàn)影的小技巧。馬建強(qiáng)提到，比如在講PPT的時(shí)候，如果說(shuō)出來(lái)的東西，和屏幕上投影的PPT內(nèi)容無(wú)關(guān)，這個(gè)時(shí)候最好按B鍵，屏幕立刻變黑，等需要PPT展示的時(shí)候，再次按B就會(huì)接著顯示。如果演講的時(shí)候，需要從當(dāng)前的一頁(yè)，去到另外一頁(yè)，兩頁(yè)并非相鄰，只需要在鍵盤(pán)上輸入頁(yè)碼，回車(chē)，就可以直接去到那一頁(yè)。這兩個(gè)是非常實(shí)用的技巧。

新書(shū)中不僅有干貨，還有“驚喜”

馬建強(qiáng)的新書(shū)即將出版，在他的新書(shū)中對(duì)使用PPT的三項(xiàng)功夫有了深刻的闡述：一是對(duì)于主題的提煉與把握；二是內(nèi)容轉(zhuǎn)化成適于視覺(jué)表達(dá)的方式的能力；三是現(xiàn)場(chǎng)演講表達(dá)的能力。而且編輯團(tuán)隊(duì)考慮到馬年來(lái)臨，同時(shí)作者姓馬，于是乎給這本書(shū)策劃了一個(gè)有趣兒的名字——《馬上有招兒》。不過(guò)對(duì)于這種實(shí)操性比較強(qiáng)的技能學(xué)習(xí)，看書(shū)是一方面，現(xiàn)場(chǎng)授課、視頻講解則更有好處，效果要遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于書(shū)。書(shū)可以幫助補(bǔ)充要點(diǎn)、關(guān)鍵點(diǎn)，而通過(guò)教學(xué)視頻，更能體會(huì)PPT的魅力。如果能把兩方面結(jié)合起來(lái)學(xué)習(xí)的話，效率更高，效果更好。至于驚喜是什么呢？馬建強(qiáng)告訴我們，他的團(tuán)隊(duì)已經(jīng)從美國(guó)IPPTA引進(jìn)一個(gè)項(xiàng)目，全稱(chēng)叫做International ProfessionalPresentation Training Association——國(guó)際演講演示培訓(xùn)師協(xié)會(huì)。IPPTA有很完整的體系，包括很多方面，分成好幾個(gè)模塊。引進(jìn)它是想讓初學(xué)者，了解到要從哪些方面去學(xué)習(xí)。它的宗旨是要讓職場(chǎng)上需要做presentation的人，能夠把這件事做好?，F(xiàn)在，同學(xué)們只要在滬江網(wǎng)校學(xué)習(xí)馬建強(qiáng)的PPT課程，并且通過(guò)一些考試，將會(huì)得到IPPTA提供的一張證書(shū)，它是一個(gè)證明，表明學(xué)員制作使用PPT的能力。

愛(ài)上PPT，讓職業(yè)道路走得更輕松

馬建強(qiáng)發(fā)現(xiàn)，最應(yīng)該學(xué)習(xí)PPT的人，是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)、高管。他們不動(dòng)手做PPT，卻要求下屬做，但是員工們不知道PPT應(yīng)該是什么樣子。領(lǐng)導(dǎo)要么沒(méi)提要求，要么提一些錯(cuò)誤的要求，最后講PPT的是領(lǐng)導(dǎo)，他們要對(duì)結(jié)果負(fù)責(zé)。所以，知道一個(gè)優(yōu)秀的PPT是什么樣子，對(duì)他們來(lái)講更重要。馬建強(qiáng)想通過(guò)滬江網(wǎng)告訴學(xué)習(xí)PPT的廣大朋友們，要愛(ài)PPT，愛(ài)演講演示，通過(guò)課程系統(tǒng)地學(xué)習(xí)、掌握到相關(guān)的技能、原則和方法，之后，一定可以在工作中，把每一次的演講演示做好，讓自己的客戶滿意，讓自己的老板滿意，為自己的職業(yè)發(fā)展鋪就一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。