職場名師馬建強：PPT要這么用

【前言】馬建強，資深培訓師、專業(yè)商務演示顧問、PPT商務應用專家。國內(nèi)商務演示領域最前沿的研究者之一，原創(chuàng)性地提出了“成功商務演示四標準”、“商務演示三原則”等，尤其專長商務演示的邏輯結(jié)構(gòu)設計，內(nèi)容的組織精練，文本概念的圖示化等。曾就職于中國科學院，北大方正、聯(lián)想集團等。本期《滬江專訪》請到馬建強老師，告訴你：PPT這么用才對！

機緣巧合，進入PPT培訓領域

在中國，培訓師這個職業(yè)似乎有點神秘，他們總是出現(xiàn)于社會活動的各個領域，很多培訓的內(nèi)容和他們所學專業(yè)并不相同，然而他們似乎無所不知。馬建強就是這樣一位培訓師，他的職業(yè)生涯看不到培訓師的影子，如今卻成為了培訓行業(yè)的著名人物之一，這得利于他的愛好。馬建強走到PPT培訓這條路上，首先是因為自己喜歡培訓行業(yè)，喜歡幫助廣大朋友排憂解難，其次又因為一個偶然事件。剛剛從事培訓工作時，馬建強的課題并不是PPT，不過在課程中，他的學生們發(fā)現(xiàn)老師的PPT做得很漂亮，于是向老師請教。馬建強很慷慨地跟同學們分享PPT的使用之道，發(fā)現(xiàn)很多同學使用PPT的時候，有很多毛病，有些甚至是很嚴重的。很多人不知道PPT是做什么用的，不知道怎么表達自己的想法，不僅制作的PPT水準很差，不值得觀賞，而且講解PPT的時候也不懂得表達，不能夠配合PPT的內(nèi)容。這讓馬建強很是無奈，于是，他把PPT培訓課程選為自己的主題。

職場有三寶，兩兩各不同

提到office三劍客，不少職場人都不陌生：Word、Excel和PPT。遺憾的是，很多人并不清楚PPT和Word的區(qū)別在哪里，乃至于把PPT當做Word去用，于是出現(xiàn)了Word搬家式的PPT。馬建強告訴我們，Word是文字排版的工具，它是做紙面的。Excel是數(shù)據(jù)分析的工具，以數(shù)據(jù)為主。PPT做什么用呢？國外叫做presentation，做演講展示的一種視覺輔助的工具。既然是用來演講的工具，PPT上的內(nèi)容必定是給觀眾看的，不能當做給自己提示的備忘錄。這也決定了PPT擁有Word和Excel不一樣的特性，也就是我們常說的演講的特性，即給觀眾看的東西，不能是大段的文字，一定是演講內(nèi)容的精華要點，同時PPT的設計也要做到簡潔漂亮，一目了然，過目不忘，賞心悅目，這些跟視覺表達有關。

使用PPT，從內(nèi)到外的鍛煉

絕大部分PPT使用者，對PPT都有很大誤解，這個誤解帶來兩個很糟糕的結(jié)果：效率低和效果差。效率低體現(xiàn)在什么方面呢？做PPT的時候，要花很多時間去編輯、修改、調(diào)整。效果差的表現(xiàn)是，把PPT拿去演講的時候，老板不滿意，客戶不滿意。這都是很糟糕的結(jié)果。要想改變這種現(xiàn)象，讓PPT制作效率高，演講效果好是正確使用PPT最關鍵的兩點，否則，使用這樣一個工具是沒有意義的。

馬建強提到，提升PPT的制作效率，需要了解PPT的特性，根據(jù)PPT要使用的不同場合設計制作PPT。只要把母版，版式，設計主題，這幾個的關系搞清楚，同時將自己要表達的內(nèi)容精煉出要點，放上去就好。當然有一些東西，需要花比較多的時間，比方說一頁內(nèi)容，用什么樣的形式，能夠更準確的表達含義。不同的人有不同的表達方式，最好的結(jié)果，是一目了然，耳目一新，過目不忘，賞心悅目。要達到這個水平，一方面靠經(jīng)驗積累，另一方面是思維模式的調(diào)整、審美素養(yǎng)的修煉。

而提升PPT的效果，這將涉及到演講的技巧，和把內(nèi)容轉(zhuǎn)化成一種適于視覺表達的方式的能力有關系，還和現(xiàn)場演講表達的能力有關。如何把自己的語言用圖像圖形的形式展現(xiàn)，自己演講的邏輯是怎么樣的，語言辭藻的選擇等等，這都是PPT制作之外的功夫。當然，也有立竿見影的小技巧。馬建強提到，比如在講PPT的時候，如果說出來的東西，和屏幕上投影的PPT內(nèi)容無關，這個時候最好按B鍵，屏幕立刻變黑，等需要PPT展示的時候，再次按B就會接著顯示。如果演講的時候，需要從當前的一頁，去到另外一頁，兩頁并非相鄰，只需要在鍵盤上輸入頁碼，回車，就可以直接去到那一頁。這兩個是非常實用的技巧。

新書中不僅有干貨，還有“驚喜”

馬建強的新書即將出版，在他的新書中對使用PPT的三項功夫有了深刻的闡述：一是對于主題的提煉與把握；二是內(nèi)容轉(zhuǎn)化成適于視覺表達的方式的能力；三是現(xiàn)場演講表達的能力。而且編輯團隊考慮到馬年來臨，同時作者姓馬，于是乎給這本書策劃了一個有趣兒的名字——《馬上有招兒》。不過對于這種實操性比較強的技能學習，看書是一方面，現(xiàn)場授課、視頻講解則更有好處，效果要遠遠高于書。書可以幫助補充要點、關鍵點，而通過教學視頻，更能體會PPT的魅力。如果能把兩方面結(jié)合起來學習的話，效率更高，效果更好。至于驚喜是什么呢？馬建強告訴我們，他的團隊已經(jīng)從美國IPPTA引進一個項目，全稱叫做International ProfessionalPresentation Training Association——國際演講演示培訓師協(xié)會。IPPTA有很完整的體系，包括很多方面，分成好幾個模塊。引進它是想讓初學者，了解到要從哪些方面去學習。它的宗旨是要讓職場上需要做presentation的人，能夠把這件事做好?，F(xiàn)在，同學們只要在滬江網(wǎng)校學習馬建強的PPT課程，并且通過一些考試，將會得到IPPTA提供的一張證書，它是一個證明，表明學員制作使用PPT的能力。

愛上PPT，讓職業(yè)道路走得更輕松

馬建強發(fā)現(xiàn)，最應該學習PPT的人，是企業(yè)的領導、高管。他們不動手做PPT，卻要求下屬做，但是員工們不知道PPT應該是什么樣子。領導要么沒提要求，要么提一些錯誤的要求，最后講PPT的是領導，他們要對結(jié)果負責。所以，知道一個優(yōu)秀的PPT是什么樣子，對他們來講更重要。馬建強想通過滬江網(wǎng)告訴學習PPT的廣大朋友們，要愛PPT，愛演講演示，通過課程系統(tǒng)地學習、掌握到相關的技能、原則和方法，之后，一定可以在工作中，把每一次的演講演示做好，讓自己的客戶滿意，讓自己的老板滿意，為自己的職業(yè)發(fā)展鋪就一個堅實的基礎。