語氣自然：語言和句子要簡單明了。寫信就像說話一樣，語氣可以正式但不能僵硬。語言直截了當，不要依靠詞典。

通俗易懂：寫作要考慮讀者對象的知識背景，不要使用生僻詞語、專業(yè)術語。

言簡意賅：在重點突出、內容完整的前提下，盡可能簡明扼要，切忌面面俱到。

具體明確：不要使用模糊、籠統(tǒng)的字眼;多使用實例、數字等具體的說明。