時間管理的有效方法

“重要、不重要、緊急、不緊急”四個詞湊到一起來形容事情的話，可以有四種組合：重要又緊急的、重要但不急的、不重要但緊急的、不重要又不緊急的。如果讓你安排做事情的先后，該怎么排？你每天都圍著哪種事情在耗費時間精力？這個問題看似簡單，其實很是考驗人的能力的。

首先，是如果讓你安排事情先后，99%的人都會把重要又緊急的事情放到第一位，不重要又不急的放在最末吧？其次，是在真正的現(xiàn)實生活中，50%以上的人每天忙著的不重要的事（但很可能的確很急）而不自知。

然后，便是我的“開壇講法”了? 。所以要把這幾個詞提出來細細琢磨，只因這四個詞很好地包含了我們每天都要做的事情的特質(zhì)，而如何正確制定自己的計劃，實在是磨刀不誤砍柴功的要緊事，再進一步，一個人成功與否，很大程度上也就體現(xiàn)在這里了。

首先，一個優(yōu)秀的人，一定要有敏銳的判斷力，對于一件事重要與否應該在每一時間做出正確的判斷，才方便下一步制定計劃。而現(xiàn)實中很多人，在第一步判斷重要性時便出了錯：往往把一些不重要但很急的事當做要事大事來抓，每天忙得團團轉(zhuǎn)但其實又真的沒干什么，就向一個救火隊員一樣，哪里有火哪里跑，最后卻收益甚微。

其次，真正的高手，是不會整天被所謂重要又緊急的事拖著到處亂轉(zhuǎn)的。為什么？因為對這類人而言，重要又緊急的事一般不會太多。為什么？因為他們的注意力，一開始就沒放在那99%的人的重要又緊急的事的范圍里，他們關(guān)注的是重要但不緊急的事，這類事才是最值得投入精力的，因為它們是最有可能做好的事（時間充裕），而且一旦在開始就把這類事安排好了，那它們就沒可能發(fā)展成重要又緊急的事了。大家以為那么多重要又緊急的事是哪里來的？除了部分突發(fā)事件，很多就是平時看來重要但不急的事到最后給拖出來的！再回來原點：我們?yōu)槭裁匆営媱?？不是為了好看為了心理安慰，很大程度上就是要在計劃中把做重要但不急的事情的時間給分配出來??！比如對學生而言，學外語，做鍛煉，甚至交際，都很重要吧？但這些事比起交作業(yè)準備考試四六級來，顯得就不急了，于是大家對不急的事干脆就能拖一天算一天，到了最后，要用到這些能力的時候，才驚慌地發(fā)現(xiàn)自己根本沒來得及儲備這方面的能量，于是開始臨時抱佛腳。結(jié)果，冰凍三日非一日之寒，這佛腳實在不是好抱的，很多好的機會就這么眼睜睜看著失之交臂。

以上觀點，我很早從一位良師那里得來的，以為大家都明白，結(jié)果前日說與一朋友聽，對方卻道聞所未聞，所以今日寫出來，與我的朋友分享。希望大家不要再走彎路，做事前多想一想，也算是對自己的一種提醒吧！很多時候，知道是一回事，要做到又是一回事了。所以需要大家相互鼓勵，相互監(jiān)督，以戰(zhàn)勝自己的惰性。最后，如何做到這些？

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為什么要區(qū)分緊急與重要任務

我認為有必須要解釋一下緊急和重要的概念。因為你可能并沒意識到，緊急與重要是完全相互獨立的。只要你了解了這點，那么你就能輕松地從任務清單中挑選出自己的優(yōu)先任務了。也許通過這個簡單的任務圖表可以更好的理解這個概念：

第I象限是緊急而重要的事情，是一定要優(yōu)先去做的事情。

有些人做事不分輕重緩急，遇事就趕緊去做，不加考慮，這樣的人看起來好想天天都有緊急的事情去做，其實是對第一象限緊急而重要的事情的錯誤理解。

【案例】

緊急的事情并不是經(jīng)常出現(xiàn)、隨時發(fā)生的。發(fā)洪水危及到人們的生命財產(chǎn)安全就是緊急而重要的事情，水火無情，一旦發(fā)生洪水任何事情都變得不重要，抗洪救災成了頭等的大事。一切力量和資源都要為優(yōu)先處理這件事服務。如果洪水發(fā)生在無人居住的地方，不會有人身和財產(chǎn)的損失，發(fā)洪水這件事就變得無關(guān)緊要。

企業(yè)要與美國的商貿(mào)界人士談判，但沒有人精通英文，找一個精通商務英語的翻譯就成了緊急而重要的事情，翻譯找不到會直接影響與外商談判的可能性和進程。如果在與外商談判前就已經(jīng)有了一個很好的翻譯，尋找翻譯也就不再是緊急而重要的事情了。

案例分析：并不是所有的事情在任何情況下都會成為緊急而重要的事情。只有在極少數(shù)的情況下，各種因素在同一個時空出現(xiàn)，相關(guān)條件具備時，這件事才可能成為第一象限中的事件。

不要為第一象限的事件憂心忡忡，因為，第一象限的事件并不會經(jīng)常出現(xiàn)。

第II象限是不緊急但非常重要

在四個時間象限中，最有價值的象限就是第二象限，也就是那些不緊急但重要的事情，而這些事情往往被人們所忽視。

【案例】

海嘯的預警機制在東南亞海嘯以前沒有得到應有的重視，盡管人們早就認識到它能夠有效疏散人員，轉(zhuǎn)移財物。在海嘯沒有發(fā)生的時候，海嘯預警機制雖然并不需要緊急建立，但是它對于沿海國家來說非常重要。

海嘯發(fā)生之前，海嘯預警機制固然重要，但人們并不認為它需要馬上設(shè)立，所以就忽視了這件非常重要的事情。到海嘯發(fā)生時，沿海國家由于沒有事先設(shè)立海嘯預警機制，致使信息溝通困難，各部門反應遲鈍，造成了極其重大的生命財產(chǎn)損失。

案例分析：海嘯預警機制的建立并不緊急，但是對于沿海國家來說非常重要。這件重要的事情如果不能“未雨綢繆”地完成，當與此相關(guān)的事情來臨的時候，它的缺位必然會導致很大的損失。

【案例】

某外資企業(yè)向一個管理專家提出了一個問題。他問這個管理專家，為什么同樣的設(shè)備，同樣的管理，我們本土的員工的工作效率，是你們的三倍多？我們不斷地對各級管理人員和工作人員進行培訓，提高他們的執(zhí)行力，提高他們的技能。另外還通過績效考核和獎懲激勵機制，想辦法去刺激他們，但效率為會么還是提不上不去？

于是，這個專家就到這個企業(yè)進行調(diào)查。他發(fā)現(xiàn)問題不是出在管理和員工的素質(zhì)上，而是出現(xiàn)在兩種文化的沖突上，這個企業(yè)的本土文化和中國的文化發(fā)生了沖突。

后來這個專家給這個外資企業(yè)制定了一個方案，讓這個企業(yè)用18個月來解決兩種文化沖突的問題。

這個企業(yè)在這個方案的指導下，經(jīng)過18個月的改革，企業(yè)效率明顯提高，基本上達到了企業(yè)本土的效率。

案例分析：企業(yè)文化的改變對于企業(yè)的效率提升來說并不是緊急的事件，如果企業(yè)文化制約企業(yè)效率提升，企業(yè)文化的改變就成了提高企業(yè)效率很重要的事情。企業(yè)文化的改變與提高企業(yè)效率并不在同一個時空出現(xiàn)，它對于提高企業(yè)效率很重要，但并不緊急，因此，這一事件屬于第二象限的事件。

第III象限是緊急但不重要的事。表面看似第一象限，它會讓我們產(chǎn)生“這件事很重要”的錯覺——實際上就算重要也是對別人而言。這種事情可以交到下級去辦。

也就是說，處理事情的優(yōu)先次序，先考慮事情的“輕重”，再考慮事情的“緩急”。

第IV象限屬于不緊急也不重要的事。既然不重要也不緊急。這種是你高興就去辦，不高興就可以不去想的事。

[本段內(nèi)容是從其它的資料里摘錄的： 比如鍛煉身體保持健康是重要的事情，而看病則是緊急的事情。如果不鍛煉身體保持健康，就會常常為了病痛煩惱。又如防火是重要的事情，而救火是緊急的事情，如果不注意防火，就要常常救火。找工作也是如此，想好自己究竟要什么是重要的事情，找工作是緊急的事情，如果不想好，就會常常要找工作。往往緊急的事情給人的壓力比較大，迫使人們?nèi)ペs緊做，相對來說重要的事情反而沒有那么大的壓力，大多數(shù)人做事情都是以壓力為導向的，壓力之下，總覺得非要先做緊急的事情，結(jié)果就是永遠到處救火，永遠沒有停歇的時候。]

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　　諸葛亮說：“這只鐵桶最大的容量，象征著在一段時間內(nèi)，一個人的最大工作量。碎石象征著既重要又緊急的事務，石塊象征著重要、但不緊急的事務，細沙象征著緊急、但不重要的事務，水象征著既不重要也不緊急的事務。”他一邊說，一邊畫事務分類表給劉備看。

諸葛亮問：“是不是像這樣？”他把鐵桶中裝滿碎石，然后，那塊石頭怎么也裝不下去了。

“是這樣?！眲潼c點頭。

諸葛亮又問道：“如果換一種裝法呢？”他把石塊一一放進鐵桶里。當鐵桶里再也裝不下一塊石頭時，他停下了來，問：“現(xiàn)在鐵桶里是不是再也裝不下什么東西了？”

“是。”劉備回答。

“真的嗎？”諸葛亮問。隨后，他不緊不慢地抓起一把碎石，放在已裝滿石塊的鐵桶表面，然后慢慢搖晃，然后又抓起一把碎石…不一會兒，這一小桶碎石全裝進了鐵桶里?！艾F(xiàn)在鐵桶里是不是再也裝不下什么東西了？”諸葛亮又問。

“還……可以吧?！庇辛松弦淮蔚慕?jīng)驗，劉備變得謹慎了。

“沒錯!”諸葛亮一邊說，一邊把細沙緩緩地倒在鐵桶的表面。他慢慢搖晃鐵桶。大約半分鐘后，鐵桶的表面就看不到細沙了。

諸葛亮再一次間道：“現(xiàn)在鐵桶裝滿了嗎？”

“還…沒有?！眲潆m然這樣回答，但心里其實沒底。

“沒錯!”諸葛亮一邊興奮地說，一邊慢慢地把水往鐵桶里倒。水罐里的水倒完了，諸葛亮抬起頭來，微笑著問：“這個實驗說明了什么？”

靈感像閃電一樣從劉備的腦海劃過，他驚奇地說：“我明白了，這就是您所說的分類處理、優(yōu)先解決嗎？”

“對。你很聰明?！敝T葛亮頓了頓，說：“這個實驗告訴我們：如果鐵桶里早已裝滿了碎石、沙子和水，那么你就再也沒有機會把石塊裝進鐵桶里了。可是，如果你首先把石塊裝進去，鐵桶里還會有很多你意想不到的空間來裝剩下的東西。因此，有效率的時間管理需要你分清楚什么是石塊？什么是碎石、沙子和水？并且總是把石塊放在第一位。”

“可是，”劉備仍然有些迷惘，“這四種分類究竟對結(jié)果有何影響呢？”，諸葛亮說：“整天忙于處理碎石型事務的人，時刻有壓力感，總在處理危機、收拾殘局，因此顯得心力交瘁。偏重于沙子一類事務的人，通常缺乏自制力、短期行為嚴重，喜歡巧言令色，人際關(guān)系浮泛。偏重于水一類事務的人，可謂全無責任感，恐怕連目己如何維生都很困難?！?/p>

劉備繼續(xù)問道：“會不會因為偏重石塊而耽誤了碎石呢，因為砰石畢竟來得緊急呀!”

“體知道碎石怎樣來的嗎？它是石塊破碎而成的?！敝T葛亮笑道，“偏重于石塊一類事務的人，他的碎石會很少。偏重于碎石一類事務的人，他的碎石會源源不斷?！?/p>

劉備若有所思地點點頭。

諸葛亮繼續(xù)說：“只有偏重于石塊一類事務的人，才是真正有效率的人，他善于審時度勢，能夠抓住問題的關(guān)鍵，急所當急，當機立斷并防患于未然。盡管有時也會有燃眉之急，卻能設(shè)法降到最低。因此，這類人顯得有遠見、有理想，守紀律，自制力強，生活平衡有規(guī)律，而且能成大事?！?/p>