書(shū)寫(xiě)英語(yǔ)信件要注意下面幾點(diǎn)：

1．書(shū)信結(jié)構(gòu)

英語(yǔ)書(shū)信結(jié)構(gòu)一般有以下幾個(gè)部分組成：

1）信封（envelope）。英語(yǔ)的信封和中文的一樣，有三部分組成，即發(fā)信人地址、收信人地址和郵票。只不過(guò)英語(yǔ)信封的格式除了郵票所貼的位置 （信封的右上角）和中文的一樣外，英語(yǔ)信封上要寫(xiě)的發(fā)信人和收信人的地址和中文的大不一樣。發(fā)信人的地址應(yīng)寫(xiě)在信封的左上角，收信人的地址應(yīng)寫(xiě)在信封偏中、右偏下處，如下：

Liu Yan-hua
Room 302, No. 48, Yanan Road (M) stamp
Shanghai, 20040
P. R. China

Prof. John Hill
607 North Willington Avenue
West Palm Beach, Florida 33404
U. S. A.

2）信頭 (heading)，即寫(xiě)發(fā)信人的地址和日期（右上角）。信頭位于信的最上方，原則上首先按從小到大的順序（正好與中文書(shū)信相反），門(mén)牌號(hào)碼和街名或單位 名占一行（太長(zhǎng)可占兩行），城鎮(zhèn)名和郵政編碼占一行，國(guó)名占一行。然后是發(fā)信日期，它是信頭的最后一行，可以寫(xiě)成日月年（英式）也可寫(xiě)成月日年（美式）， 如：May8，1996或8May，1996. 必然說(shuō)明的是，月份要寫(xiě)英文名稱(chēng)，否則有可能產(chǎn)生歧義，如5/8/1996，美國(guó)人會(huì)理解為1996年5月8日，而英國(guó)人則理解為1996年8月5日。

3）信內(nèi)姓名地址 (inside address)，即寫(xiě)收信人的姓名和地址（左上角）。封內(nèi)地址必須和信封地址一致，否則就是出了差錯(cuò)，收信人此時(shí)可將信退回或按封內(nèi)地址轉(zhuǎn)寄。封內(nèi)地址的第一行是收信人姓名，第二行職務(wù)，從第三行開(kāi)始寫(xiě)收信人地址，寫(xiě)出法原則上和寫(xiě)發(fā)信人地址一樣。

4）稱(chēng)呼 (salutation)，即寫(xiě)對(duì)收信人的尊稱(chēng)（一般用Dear Mr. … ,; Dear Madam Helen,; Dear Miss …,; Dear John,; Dear Professor Smith,等）。稱(chēng)呼應(yīng)與親近程度相吻合。最為正式的也是最不親近的稱(chēng)呼為Dear Sir（英國(guó)用）或Dear Genteman（美國(guó)用），一般用于給政府機(jī)關(guān)、官員的公函中，或用于首次往來(lái)的商業(yè)書(shū)信中。比較熟識(shí)的人由應(yīng)稱(chēng)他的姓，最隨便也是最親近的稱(chēng)呼是直呼其名，一般用于親 朋好友，但應(yīng)注意，稱(chēng)姓時(shí)只稱(chēng)姓，不要又稱(chēng)名，而稱(chēng)名時(shí) 不要加Dr或Mr. 如某人全名為William.另外，如果對(duì)方為女性卻不知應(yīng)稱(chēng)Mrs.還是Miss時(shí)可稱(chēng)Ms.。稱(chēng)呼后面的標(biāo)點(diǎn)英國(guó)人習(xí)慣用逗號(hào)，而美國(guó)人習(xí)慣用冒號(hào)（親朋好友之間可用逗號(hào)）。稱(chēng)呼直接寫(xiě)在收信人地址的正下方，中間空一至二行。稱(chēng)呼后面的標(biāo)點(diǎn)一般 只能用逗號(hào)。 以上信頭、信內(nèi)姓名和地址三部分的結(jié)構(gòu)如下：

Liu Yan-hua
Room 302, No 48, Yanan Road (M)
Shanghai 200040
P. R. China
June 22, 2002

Prof. John Hill 607
North Willington Avenue
West Palm Beach, Florida 33404
U. S. A.

Dear Professor Hill,
_____________________________________________
_____________________________________________
_____________________________________________

注：如果是相當(dāng)熟悉和隨便的朋友之間，因?yàn)楸舜硕贾缹?duì)方的地址，故信頭和信內(nèi)的地址常常省略。

5）正文 (body)，即信件內(nèi)的主要內(nèi)容,是信的主體，和中文書(shū)信的要求一樣，正文的內(nèi)容要主題突了出、層次清楚、語(yǔ)言簡(jiǎn)潔、表達(dá)準(zhǔn)確。如果正文很長(zhǎng)需要幾張信 紙聯(lián)頁(yè)時(shí)，則應(yīng)在每張聯(lián)頁(yè)左上端都注明頁(yè)數(shù)和收信人名稱(chēng)，如：Mr.WilliamJ.Hall。正文第一句句子一般和稱(chēng)呼之間空一至二行。

6）信尾客套語(yǔ) (complimentary close)，即寫(xiě)信人在信的右（或左）下角，寫(xiě)上表示自己對(duì)收信人一種禮貌客氣的謙稱(chēng),相當(dāng)于文中書(shū)信最后的“祝好”、“致禮”之類(lèi)的話語(yǔ)。如：Best wishes。

7）信尾簽名 (signature)，即親筆簽上寫(xiě)信人自己的姓名,如：Sincerely,; Sincerely yours,; Yours sincerely,; Friendly yours,; Truly yours,; Yours truly,; Cordially yours,; Yours cordially,。如果是用打字機(jī)或電腦寫(xiě)的信，在寫(xiě)信人簽名的上方，同樣應(yīng)該打上寫(xiě)信人的姓名。

除以上七個(gè)部分外，有時(shí)一些英語(yǔ)書(shū)信還包括：

（1）附件 (Enclosure)，以Enc. 表示，如“附有……證明”應(yīng)寫(xiě)為Enc…Certificate；
（2）再啟（附言） (Postscript)，一封信寫(xiě)完了，突然又想起遺漏的事情，這時(shí)用P.S.表示，再寫(xiě)上遺漏的話即可，要長(zhǎng)話短說(shuō)。通常在信末簽名下面幾行的左方， 應(yīng)于正文齊頭。注意：在正式的信函中，應(yīng)避免使用附言表示；
（3）抄送件(Carbon Copy to…)，以c.c. 表示，說(shuō)明一式多份抄送其他有關(guān)人員。這些都是次要的補(bǔ)充部分。P.S. 主要在私人信件中使用，事務(wù)信件中應(yīng)避免使用，以免造成寫(xiě)信人粗心大意的印象。Enc.和c.c.大都用在商貿(mào)信函中。