商務(wù)信函，屬于商務(wù)應(yīng)用文的范疇，是企業(yè)與企業(yè)之間在商務(wù)往來過程中所使用的簡便書信。制作商務(wù)英語信函時(shí)要遵循清楚、簡潔、準(zhǔn)確等原則。使買賣雙方能通過商務(wù)英語信函達(dá)到順利溝通的目的。下面是商務(wù)英語信函寫作原則的內(nèi)容，一起來看看。

一、商務(wù)英語信函寫作原則

1. 清楚原則

清楚包括兩個(gè)方面。一個(gè)是在起草之前就知道自己要寫什么。另一個(gè)是收到信函時(shí)能夠充分理解寫信人要表達(dá)的意思，不會(huì)產(chǎn)生誤解。這就要求作者頭腦思路清晰，連貫，準(zhǔn)確，避免使用一些模糊和模棱兩可的詞語。

2.簡潔原則

簡潔是指在不影響信函的禮貌性的前提下，用最少的字?jǐn)?shù)來表達(dá)最豐富、最完整的內(nèi)容。簡潔使信函更簡潔有力。商務(wù)英語信函的格式要簡明扼要，語言要通俗易懂，內(nèi)容要簡潔豐富。這就要求作者在寫作的過程中盡量選擇簡單易懂、平實(shí)直白的詞語，采用簡潔、直接的句子。

3.準(zhǔn)確原則

商務(wù)英語信函與買賣雙方的權(quán)利、義務(wù)、利益和企業(yè)形象密切相關(guān)，是制作各類商務(wù)文件的基礎(chǔ)，是開展商務(wù)活動(dòng)的重要文件。準(zhǔn)確性是商務(wù)英語信函寫作中最重要的原則。準(zhǔn)確原則不僅指正確的拼寫、標(biāo)點(diǎn)、語法和結(jié)構(gòu)，也指信息、數(shù)字和事實(shí)的準(zhǔn)確性。因此，在商務(wù)英語信函的書寫中，相關(guān)信息應(yīng)反復(fù)審閱，如：收信人的標(biāo)題、姓名、地址、交貨時(shí)間、地點(diǎn)、質(zhì)量、顏色、尺寸、單價(jià)、總價(jià)、包裝等。

二、商務(wù)英語寫作實(shí)用經(jīng)驗(yàn)

1、盡量減少和免除不必要的詞句。例如需要就是需要，necessary就足夠了。應(yīng)直接使用動(dòng)詞來代替短語，例如：reaeheda decision不如直接寫decided。又如比較好用present代替make a presentation。還應(yīng)減少和免去不必要的字句。

商務(wù)寫作時(shí)要盡量用短旬，不用長旬。研究指出，一般英語句子所含單詞在20字之內(nèi)，超過20字則會(huì)令讀者增加理解困難。

2、段落要簡單，每段一個(gè)要點(diǎn)，要點(diǎn)寫在段落中的第一句。如果你在信中提及的各項(xiàng)事情彼此是相互獨(dú)立或平行的，那么可以用數(shù)字編號(hào)的方式羅列出來。有些人喜歡在商務(wù)信件中回顧前信所述，這是一個(gè)不好的習(xí)慣;尤其是回復(fù)信件，更不要復(fù)述來信的內(nèi)容，只需提及與某年某月某日的信有關(guān)即可。因?yàn)閷Ψ街浪鶎懙膬?nèi)容，或以前雙方通信的內(nèi)容。如果他忘記了，自然會(huì)去查閱。

3、在語言風(fēng)格上要接近口語。下筆時(shí)如講話一般，不拘泥修辭、用字，把寫信當(dāng)作跟對方談話一樣。當(dāng)然寫之前你自己必須清楚你準(zhǔn)備表達(dá)的內(nèi)容要點(diǎn)，如同你要見對方之前對重要的談話也須有所準(zhǔn)備一樣。寫完之后還要重復(fù)檢查有沒有已經(jīng)談過了的問題，如果有，要將其刪除。一封有效的信函應(yīng)該達(dá)到你的目的，否則只是浪費(fèi)你和對方的時(shí)間和精力。

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