如何寫出標準英文郵件
學習商務英語的時候,也會出現英文郵件的相關寫作內容。在商務領域特別是外企工作環(huán)境中,日常工作溝通都是用英文郵件聯系的。如果你不能很好的掌握這項職場技能,就會給人不專業(yè)的感覺,印象分會大打折扣。今天就來說說如何寫出標準的英文郵件吧!
01
主題
主題要言簡意賅并突出重要性。
短的主題可以是一個單詞,如:Greetings
長的可以是一個名詞性短語
或一個完整的句子(長度最好不要超過35個字母)
舉個例子
注意:主題的句首詞和專有名詞要大寫。如:
Application of Reduce Load
關于減少負荷的申請
根據郵件內容是否重要
還可以在開頭加上強調詞
例如:URGENT或FYR——For Your Reference (供參考)
舉個例子
URGENT: Submit your report today!
緊急:今天提交報告!
FYR: More details about tomorrow's workshop.
僅供參考:明日研討會的更多細節(jié)。
02
稱謂
通常以Dear或hi開頭,相當于你好
dear的使用不分男女
但是如果已知對方介意或生疏的情況下,可用hi代替
問候后面緊跟的是對方的“First Name”
也就是中國的“名”,而非“姓”
然后再加上英文的逗號
比如說給自己的客戶、老板發(fā)郵件
就可以用Dear+Miss/Mr./Mrs.+姓
舉個例子
如果你的老板姓Lewis,那么開頭就可以是:
Dear Mr./Mrs. Lewis.
不知道對方姓名時:
用Dear Sir or Madam。
收件人是一個群體時:
用Dear+群體名稱。如:
Dear customers,
親愛的顧客們,
Dear colleagues,
親愛的同事們,
寫給上級時:
用Dear Manager(尊敬的經理)或Dear Director(尊敬的領導)。
寫給關系好的人時:
用Hi+First name,顯得更加親切隨意。如:
Hi Tom;Hi everyone;Hey guys.
寫給特殊稱謂或頭銜的人時:
Doctor/Dr.(醫(yī)生/博士);Professor/Prof.(教授)。
03
正文
1. 闡明來意
在郵件開頭闡明寫郵件的目的
能讓收件人迅速get到重點,并及時回復
根據不同的郵件目的,可使用不同的句式
舉個例子
主動給別人寫郵件:
可以用I'm writing to...來表明意圖。如:
I am writing to inquire the procedures of examination.
我寫郵件是想詢問一下考核的流程。
表示感謝:可以說
Thank you for all your assistance.
感謝您的幫助。
郵件回復晚了表示道歉:可以說
Apologies for the late reply.
Sorry for the delay.
非常抱歉回復晚了。
2. 郵件主體
正文部分注意,首行要與上下各空出來一行
不要緊跟問候語,對于收件人在看郵件的時候
便于閱讀,也更加規(guī)范
另外每個英文單詞之間要習慣性的輸入空格
這個在中文中不常用,大家一點給不要忽略
舉個例子
注意:
郵件內容盡量言簡意賅,一般不超過5段, 每段不超過5句話。每句話第一個單詞首字母要大寫。有需要強調的詞,可以用星號標注在詞語兩側,如*important*。盡量使用書面語, 少用縮寫和簡寫, 避免網絡用語和俚語。
如果需要添加附件,可以這樣表達:
Please refer to the attached document.
詳情請參考附件。
04
結尾
結尾通常需要對收件人再次表示感謝。
英文信件結尾也就是我們說的結束語
最常見的就是Best wishes 和 Best regards
Best Regards也可以用“B&R”縮寫代替
舉個例子
Thank you for your patience and cooperation.
感謝您的耐心與合作。
Thank you for your kind consideration.
感謝您的理解和支持。
如果期待對方盡快回復,可以說:
If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know.
如果有任何問題,可以隨時跟我聯絡。
I'm looking forward to hearing from you.
真誠期待您的回復。
致意部分也要根據對象和場合選擇不同的用語。
非常正式的場合
? Respectfully yours
? Yours respectfully
正式的場合
? Very truly yours
? Yours very truly
相對正式的場合
? Sincerely Yours
? Yours sincerely
朋友或同事之間
? Best regards
? With my kindest regards
05
署名
署名的位置在左下角
包括必要的個人信息:姓名、公司、電話、地址等
以方便對方聯系,最好不要超過4行
06
郵件中常見的縮略語
舉個例子
1.CC: carbon copy 抄送
2.FW:forward 轉發(fā)
3.Re: reply 回復
4.FYI: for your information 供參考
5.FYR: for your reference 供參考
6. BTW: by the way 順便問下,順便提下
7. P.S: postscript 補充說明
8. ASAP: as soon as possible 盡快
9. RSVP: 法語Répondez s'il vous plait, 請回復
10. EOD: end of the day 下班前,比如說EOD Thursday,就是周四下班前
11. TBD, TBC: to be determined/decided/confirmed 待定,比如會議室TBD,就是說會議室還待定的意思
12. OT: overtime 加班
13. N/A: not applicable 表格中有時候不允許空值的話可以填這個
14. Loop in / drop: 比如有封郵件,Grace覺得和誰誰相關,就回復全部,加上loop in 誰誰,相當于@ 一樣,drop的話也是覺得誰誰無關,就回復全部說drop誰誰,把那個人移除郵件會話。
15. AFAIK: as far as I know, 據我所知。
16. BR: best regards, 祝好。
17. On annual leave/ business trip: 休年假,出差時往往也發(fā)封郵件給相關的同事告知。
18. OOTO: out of the office, 外出不在辦公室。
19. NB:Nota Bene,特別注意,劃重點。
20. NRN:No Reply Necessary,不用回復(勿回,免回)。
21. OOO:Out of Office,不上班,休假中(有時候也寫成OoO)。
22. TBA:To be announced,待通知。
23. IMO:In my opinion,依我之見
24. PCM:please call me, 請給我打電話
25. AL:annual leave,年假
26. BBL:be back later 稍后回來
英文郵件把“主題、稱謂、正文、結尾用語、署名”這五大要素搞清楚,還想了解哪些商務英語知識,可以來這里告訴我們。如果您對英語學習感興趣,想要深入學習,可以了解滬江網校精品課程,量身定制高效實用的個性化學習方案,專屬督導全程伴學,掃一掃領200暢學卡。