如果你在外企工作或者正在備戰(zhàn)商務(wù)英語(yǔ)考試，那么英語(yǔ)郵件的寫作就是常出現(xiàn)的內(nèi)容了。如何寫一封得體地道的英文郵件?郵件寫不好會(huì)不會(huì)影響自己的考試或者升職?那么今天就教大家?guī)讉€(gè)商務(wù)英語(yǔ)郵件寫作的“小套路”，讓你在這方面不再糾結(jié)。

01

郵件開(kāi)頭問(wèn)候

Business email的開(kāi)頭都需要一個(gè)greeting或是問(wèn)候，最常見(jiàn)的用法是Dear接收信人的名字，以下是一些例子：

Dear John,

Dear Mr. John Smith,

Dear Mr. Smith,

加上稱謂的用法比較正式，寄信給長(zhǎng)輩或客戶比較常用的到，如果是寄給同事或是別的公司的合作伙伴直接寫名字( first name )就可以了。

再來(lái)提供給大家一個(gè)還蠻常見(jiàn)的用法，在你不確定收件人是誰(shuí)的時(shí)候很好使用!公司收到這種信通常都會(huì)轉(zhuǎn)寄( forward )給相關(guān)的人員。

To whom it may concern,(敬啟者：)

Dear Sir or Madam,

要記得這些greeting后面都需要加一個(gè)逗號(hào)( comma )然后空一行( empty line )才能開(kāi)始信的內(nèi)容!

02

寫郵件的目的

在進(jìn)入信件內(nèi)文之前我們通常會(huì)先告知收信人這封信件的重點(diǎn)或目的。

I am writing to inquire …

我寫這封信想詢問(wèn)…

I am writing in reference to …

我寫這封信是關(guān)于…

在回覆信件的時(shí)候，可以這樣說(shuō)：

Thank you for reaching out to us regarding …

感謝您主動(dòng)聯(lián)絡(luò)我們…

這邊的in reference to還有regarding都是是「有關(guān)」或「關(guān)于」的意思，它們的用法和about很接近，差別是about比較不正式，是比較口語(yǔ)的用法。

口語(yǔ)：I'm talking about the meeting scheduled for next week.

正式：I am writing in reference to the meeting scheduled for next week.

正式：I am writing to you regarding the possibility of scheduling a meeting for next week.

大家有沒(méi)有注意到in reference to的用法跟regarding有一點(diǎn)點(diǎn)不同?通常in reference to用于「說(shuō)明已經(jīng)跟對(duì)方提過(guò)的事」，regarding的用法比較廣泛。

03

郵件的內(nèi)文

再來(lái)就是信件的內(nèi)文了，先跟大家提醒一些小技巧，寫商業(yè)信件的時(shí)候內(nèi)文要簡(jiǎn)單明了( clear and concise )，相信大家每天也收到很多email，不想讀很冗長(zhǎng)的信吧!

記得也要注意正式信件里我們不會(huì)把一個(gè)句子全部大寫，不過(guò)可以用粗體讓重點(diǎn)句子比較明顯。

錯(cuò)誤用法：PLEASE REVIEW THE ATTACHED DOCUMENTS THOROUGHLY.

正確用法：Please review the attached documents thoroughly.

請(qǐng)仔細(xì)檢視附件。跟附件相關(guān)的用法：

I have attached the previously mentioned documents for your review.

上述資料已于信末夾帶檔案內(nèi)附上供您參考。

Please see the attached documents for a quotation of the requested services.

請(qǐng)參閱附加檔案內(nèi)之服務(wù)相關(guān)報(bào)價(jià)。

04

郵件結(jié)尾部分

信件內(nèi)文的最后一部分通常會(huì)感謝收信人或解釋下一步是什么。

If you have any further questions or concerns, please don't hesitate to contact me.

若您有任何問(wèn)題或疑慮，請(qǐng)不吝與我聯(lián)系。

Thank you for your time and consideration.

感謝您的寶貴時(shí)間。

I look forward to hearing from you.

我很期待能夠收到您的回覆。

05

結(jié)尾敬語(yǔ)與簽名檔

再來(lái)就是信件的結(jié)尾，會(huì)有sign off和signature block，sign off要注意只有第一個(gè)字需要大寫!下面提供一些最?？吹降膕ign off：

Sincerely,

Yours sincerely,

Respectfully,

Best regards,

在北美其實(shí)比較少人會(huì)用Best regards，它并不能算很正式，所以大多數(shù)的人會(huì)用Sincerely，它是最正式和最安全的用法。

Sign off后面要接signature block，這個(gè)包括你的姓名( name )、職稱( title )、公司( company )、聯(lián)絡(luò)資訊( contact information )等。

Sincerely,

John Smith

Sales Representative, Flooring Company

+886-900-000-000

06

完整的商務(wù)郵件范例

最后我們來(lái)看看完整的一個(gè)business email長(zhǎng)什么樣：

Dear Ms. Jones,

Thank you for reaching out to us regarding price quotations for hardwood flooring. Please see the attached document for a preliminary quotation. These quotes will vary greatly depending on your choice of board width, texture, color, finish etc. Once our technicians assess the space you wish to install new flooring in, we will be able to provide you with a more accurate quote. I have also attached photos of several of the wood samples we currently have in stock.

If you have any further questions or concerns, please don't hesitate to contact me. Please let me know if you decide to move forward with the assessment, and I look forward to hearing from you.

Sincerely,

John Smith

Sales Representative, Flooring Company

+886-900-000-000

無(wú)論是在職場(chǎng)的你還是備考BEC的你，這些商務(wù)英語(yǔ)郵件小套路都會(huì)對(duì)你有所幫助。如果您對(duì)英語(yǔ)學(xué)習(xí)感興趣，想要深入學(xué)習(xí)，可以了解滬江網(wǎng)校精品課程，量身定制高效實(shí)用的個(gè)性化學(xué)習(xí)方案，專屬督導(dǎo)全程伴學(xué)，掃一掃領(lǐng)200暢學(xué)卡。