外貿(mào)商務英語高級郵件發(fā)送方式
現(xiàn)在在職場中,不管是溝通還是發(fā)消息,郵件都一個非常重要的通訊工具,很多企業(yè)都還在用郵件來傳遞消息,那么你知道如何寫出高級的英語商務郵件嗎?今天我們就為大家整理了BEC商務英語高級郵件怎么發(fā)呢,希望可以幫助到大家。
1-親切自然
可以用We就不要用You
每一封email往來,都是你和與收信人之間的交流。很多人以為寫商業(yè)e-mail就應該用「生意腔」,于是把本來有感情基礎(chǔ)的e-mail寫得官樣。
把每次e-mail往來當成是跟對方進行了一次交談,只不過交談的介面是e-mail。用我/我們做主詞,這樣才能讓email讀起來熱情、友善,像朋友交談那樣簡單自然,親切又人性化。
官樣e-mail:Your mail has been received.
親切e-mail:I have received your mail.
官樣e-mail:Your complaint is being looked into.
親切e-mail:We are looking into your complaint.
官樣e-mail:You will receive your computer by next week.
親切e-mail:We are happy to have your order. We shipped it by July 21.
2-一針見血
可以清楚就不要模糊
寫email最忌諱文縐縐,要打電話給人就用call,要去拜訪人就說visit,不要刻意用自以為正式但其實意思模模糊糊的字。
模糊字:contact
清楚字:call/write/visit
模糊字:soon
清楚字:by March 15
3-言簡意賅
可以一個字就不要兩個字
大部分商業(yè)人士,每天都要閱讀大量e-mail。所以e-mail一定要寫得簡明扼要。與主題無關(guān)或者無助于e-mail目的之內(nèi)容,請毫不留情的舍棄。
冗長句:The paper jam had the effect of a destructive force onthe copy machine.
精簡句:The paper jam destroyed the copy machine.
冗長句:We have enclosed a brochure which shows further details of manufacture.
精簡句:The enclosed brochure shows further manufacture details.
4-詞匯樸實
用對方看得懂的關(guān)鍵字
每個行業(yè)都有自己的行話,寫e-mail時要確定別人懂不懂你的行話,也盡量不用華麗詞藻。西方人習慣使用樸實的語言。
迂回句:We look forward to a bright and glorious future of cooperation.
樸實句:We hope to have the opportunity to work with you inthe future.
迂回句:The choice of exogenous variables in relation tomulti-collinearity is contingent upon the derivations of certain multiple correlation coefficients.
樸實句:Supply determines demand.
5-技巧表達
讓人覺得you're helpful
同樣一件事說法不同,得到回應就不同,有技巧的說法讓人樂于為你效勞。
拙劣說法:In order to complete the claim you made, simply…
漂亮說法:To complete your transaction,…
拙劣說法:We want to get our check.
漂亮說法:To keep your account in the preferred customer class,send our check for NT$200,000 today.
6-起好標題
起一個專業(yè)的信件標題
也許很多人沒有意識到,e-mail的標題是很重要的一部分,郵件給對方的第一印象就是透過標題來完成。如果標題沒有內(nèi)容,看起來像群組垃圾郵件,命運就是直接進入垃圾桶。
不專業(yè)標題:How are you?
專業(yè)標題:Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports
不專業(yè)標題:Can we work together?
專業(yè)標題:Proposal: Bright Ideas Imports—ABC‘s Partnership Opportunity
寫英文郵件的3個不要
1-不要 Laid- back 隨意
Case 1: “btw, need u 2 sign tom. thx.”(順便說一下,明天需要你簽個名。)
寫email用字太隨意會造成以下印象:
你不夠?qū)I(yè)或者沒有認真對待此次談話;
你太忙,沒有時間說清楚自己的要求;
別人不知道你到底想干什么。所有商業(yè)活動都需要認真對待,不管身處什么環(huán)境,都要花時間來進行恰當?shù)慕涣鳌?/p>
2-不要 !!!充滿了驚嘆號
Case 2: “It was a pleasure meeting you yesterday!! Looking forward to our next encounter! Take care!”(昨天見到你很高興!!期待下次再見!保重!)
在商業(yè)書信中,有時使用驚嘆號是必要的,可以傳達出熱烈的情感和良好的禮儀。不過,過分使用標點符號就會適得其反了。就像上面提到的這句話一樣,濫用驚嘆號來表達積極情感反而會讓人覺得詭異和不受歡迎。
3-不要 Over-simplified主旨過度簡化
Case 3: Subject: Meeting(主題:開會)
想一下,一個職場人每天收到幾封email。再想一下,有多少封email中會帶有“開會”這個關(guān)鍵字。email中的主旨欄是一種過濾機制,讓收件人可以有效地區(qū)分每封email主旨內(nèi)容。千萬不要在主旨欄中含糊其辭,你有責任把正文內(nèi)容提綱挈領(lǐng)地展示在email主題欄中。
請牢牢記住以上三大email忌諱,讓email更專業(yè),不但能為自己及公司建立好形象、還能讓人收到了馬上就想回信。
關(guān)于郵件的職場Tips:
*To&CC發(fā)送,抄送對象一定要分清。
To: 需要直接對郵件進行回復、采取后續(xù)動作的人
CC(carbon copy): 只需要知曉郵件內(nèi)容、不需要對郵件做出回復或采取后續(xù)行動的人
*巧用郵件群組,避免發(fā)送對象太多,增加讀者閱讀負擔。
*使用郵件系統(tǒng)“群發(fā)單顯”功能(實際效果類似于BCC, 即密抄,blind carbon copy),以保護公司及客戶隱私。
* 給女性寫信時,不管對方是否已婚,除非對方堅持用Mrs. 這一稱呼,一般都用Ms. 來稱呼對方。
* 如果不清楚收件人的名字、性別即身份,可以用To Whom It May Concern (致相關(guān)人士) 來代替
* 如果跟收件人關(guān)系比較親密,則可以在Hi、Hello或者Hey后面寫上對方的名字并加一個逗號(,):
Hi Tom,
Hello Aaron,
Hey Henry,
以上就是為大家整理的BEC商務英語高級郵件的發(fā)送方式,大家學習這些知識除了可以在商務環(huán)境中用到,還可能在BEC商務英語寫作中碰到,所以一定要學好哦。
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