商務英語郵件寫作格式
對于職場的人來說,商務英語已經成為了一種必備的技能,作為現代商務重要的溝通手段之一,商務英語郵件的寫作越來越受到大家的重視,今天滬江小編就為大家整理了商務英語郵件寫作格式,希望能夠對大家有所幫助。
商務英語郵件寫作格式
一、郵件標題
1.一定不要發(fā)空白標題,這是非常不禮貌的行為。相信大家也不會故意這么做,有可能是想先寫好郵件再定標題,但最后直接空白標題就發(fā)出去了。所以要養(yǎng)成良好的習慣,先把標題寫好。
2.標題應「簡明扼要」,能反應文章內容或者重要性,不宜冗長。
3.標題里應盡量不用特殊符號和長串的數字,以免郵件被放進對方垃圾郵件箱。如非必要,盡量少用"urgent"等字眼。
4.回復對方郵件的時候,可以根據需要更改標題,不要一長串"RE"。比如要回復收件人關于一款小黃人設計圖的問題,郵件標題就可以簡單地描述如下:RE:Art work of minions item
二、附件
1.如果有附件,標題寫好馬上上傳附件,養(yǎng)成好習慣,不要等到郵件寫完最后再上傳,最后很可能會忘記。相信不少人有過漏傳附件的經歷,郵件發(fā)出去才發(fā)現附件沒上傳。
2.郵件有附件時,應在正文里提醒收件人查收附件。
3.附件個數不宜過多,一般不超過4個。數量較多的時候可以打包壓縮成一個文件。
4.如果附件內容是特殊格式,應告知收件人打開方式,以免影響使用。
5.如果附件過大,最好拆分為多個郵件發(fā)送,或者通過網盤分享。單封郵件附件過大可能發(fā)送不成功,或者被攔截。
三、郵件內容
1.首先是稱呼:第一次聯(lián)系盡量用「Dear XXX」作為稱呼,不知道姓名只知道頭銜的情況下,可用「Dear Title」,熟悉了之后也可以用「Hi XXX」或者「Hello XXX 」。如果是對某個群體發(fā)的郵件,可以用「Dear All」作為郵件稱呼。
2.郵件內容都左對齊頂格寫,開頭不留空格。
3.寫正文的時候,把最重要的事情放在最前面,簡單的問候之后「直奔主題 」。
4.能用簡單句的時候不用復雜句,能用簡單詞匯的時候不用復雜詞匯。郵件內容力求簡潔明了,表述準確。如非必要,郵件盡量不要寫的很長,也不要分很多段落,一般三四段即可。
5.如果郵件涉及信息比較多,可以按要點進行編號,12345分條敘述,這樣表達更清楚。重要內容可用「加粗」或「其他顏色字體」來提醒,但是同一封郵件中字體盡量一致,字體顏色不宜過多,最好不要超過3種。
6.注意措辭,多用虛擬語氣和委婉語氣。比如:if……,I would……,Could you……這些句型,既明確了自己立場,又不至于太生硬,更容易讓對方接受自己觀點。
7.電子郵件可以輕易的被轉發(fā)給他人,也是書面的證據,所以郵件內容務必慎重客觀,切不可信口開河。
8.郵件最后要對收件人表示感謝,如果郵件開頭已經說過感謝的話語,結尾部分可用「Thanks again」,或者「Thank you again」來呼應開頭。
9.郵件結尾要有署名,一般用「Best regards,Sincerely」等然后另起一行加上自己姓名。Sincerely相對更正式一些,適合所有場合。
四、收件人
1.盡量不要把一堆郵箱地址都放在“收件人”欄里,這里只寫跟郵件內容直接相關聯(lián)系人的郵箱。其他相關人員的郵箱可以添加到「抄送」或者「密送」里。
2.不是郵件內容的直接處理者,但也需要知道這件事情的人可以添加到抄送中。只給需要的人抄送,有同學習慣性抄送一大堆相關和不相關的人,這是不可取的。
3.如果不想讓收件人知道你同時把郵件也發(fā)給了某人,這種情況可以添加「密送」。
4.需要添加多個收件人或者抄送人的時候,一般會按照職位高低進行排序。
五、其他需要注意的細節(jié)
1.最好設置一個簽名檔,里面包含自己完整的姓名、公司全稱、公司網址、辦公室地址、聯(lián)系方式,社交賬號等信息,方便收件人隨時查找。
2.郵件寫好之后,自己先檢查一遍有沒有拼寫錯誤,語句不通順,或者表達有歧義的地方,確認沒問題再發(fā)送。
商務英語郵件寫作結束語的例句
要注意在英式英語中,如果你的郵件以“尊敬的先生”或”尊敬的女士”開頭,那應該以”你忠誠的……“結束。但如果你知道對方的名字,應該以”你真誠的……“的結束。這個規(guī)定似乎太武斷了,但就是英國眾所周知的正式郵件寫法之一,所以我推薦你最好按照這個原則寫。然而,美國沒有這門嚴格的規(guī)定。
Here are some example closing sentences for emails:
這里有一些郵件結束語的例句:
I look forward to hearing from you.
我期待收到你的郵件。
I look forward to hearing from you soon.
我期待很快就收到回信。
I look forward to receiving your reply.
我期待不久就收到你的回復。
I look forward to seeing you.
我期待與你見面。
I look forward to meeting you.
我期待與你會面。
I look forward to speaking to you on this matter.
我期待和你探討這個問題。
Please let me know a convenient time for us to meet.
請告知我方便見面的時間。
If you need any further information, please do not hesitate to contact me.
如果你需要進一步信息,馬上聯(lián)系我。
I will let you know more details as soon as I have them.
如果我有進一步消息,會馬上通知你。
Please feel free to call me any time on my mobile: 0099 999 999 999
任何時候都可以打我手機,我的電話是:0099 999 999 999
I would appreciate your immediate attention to this matter.
如果您能馬上關注這個問題,我將不勝感激。
As this matter is urgent, I would be grateful for a swift response.
考慮到這個問題很緊急,如果能盡快恢復我會很感激。
在職場中使用到商務英語郵件的幾率越來越頻繁,但是掌握正確的寫作格式是非常重要的,上文中滬江小編為大家整理了商務英語郵件寫作格式,希望能夠對大家有所幫助。