現(xiàn)代職場，越來越依賴郵件溝通了。
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但很多時候，我們常遇到這樣的問題：發(fā)出去的郵件，怎么又石沉大海了？怎么總沒有回復(fù)？
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最近，F(xiàn)ast Company 雜志就總結(jié)出：你的郵件沒有得到別人及時的回復(fù)，很可能是因為你的郵件中出現(xiàn)了一些“破壞性的問題”，阻礙了溝通的遞進和推動。
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下面我們看下《快公司》總結(jié)的“郵件常見毛病”。
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#1 郵件主題陳舊
A subject line the thread has outgrown
郵件得不到回復(fù)的“第一大殺器”莫過于：郵件主題陳舊。
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我們常在最初郵件頁面上反復(fù)回復(fù)郵件，主題往往就變成 “Re: Re: Re: Tuesday?”
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這種郵件的問題是：
很可能因為主題似曾相識，別人認為這是一封已經(jīng)查看過的郵件而忽略掉。
即使事情有了突破性進展，但陳舊的主題也不會讓對方有點開的欲望。
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解決方案--
Just amend it to reflect what you’re now writing to discuss. Don’t be afraid to change a thread’s subject line if it’s become obsolete or if you’re taking it in a new direction.?
修改主題，讓別人知道你想要溝通討論的要點。如果所討論內(nèi)容已過時，或需要改變方向，就及時改變郵件主題。
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比如，“New Idea to Engage Millennials” 這樣的郵件主題肯定會比 “Re: Re: Re; Tuesday?” 讓別人更想點開郵件看看是怎么回事。

#2 郵件沒有清晰要點
Your emails don't have a clear point
很多人寫不好工作郵件的另一原因是：寫郵件如同寫散文，“形散神也散”，無中心思想、無明確要點。
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這種郵件中都是“車轱轆話”，寫了一大堆，但邏輯混亂，想要表達的意思如深水炸彈，埋在大段大段廢話背后。
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這種郵件的問題在于：你這是強迫收件人像做中學閱讀理解題一樣，要很認真閱讀才能找到中心思想，無形中增加了閱讀障礙。浪費別人寶貴的時間，破壞別人心情，讓收件人對你反感。
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解決方案--
Decide what you want your reader to learn before you hit “send.” Take what you think is your point and add the words, “I believe . . .” to the front of it and make sure it appears within your first three sentences.
在點擊“發(fā)送”前，弄清楚你到底想傳達給收件人什么信息。把你的想法列為要點，并在句子前加上“I believe……”這樣的表達。確保你的觀點在前三句話中就展現(xiàn)出來。

#3 態(tài)度生硬，沒有問候語
Skipping a greeting
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禮貌是說起來容易，做起來很難的事情。
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寫郵件時，人們一開始就平鋪直敘提要求，而忘記最基本的禮貌：不加問候語。
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雖然問候語不需要特別正式，但如果沒有，會給人很突兀的感覺，讓人覺得是被“利用”，只是一個需要做事的工具。
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而加上哪怕最簡單的問候語，就能讓人下意識感受到誠意。
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解決方案--
Always start with a quick greeting. If you’re writing to multiple people, consider, “Hi team” or “Hi everyone.”
請以簡單的問候語開頭。如果你這封信是寫給很多人看的，可以用“Hi team”或“Hi everyone”這樣的問候語。
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如果是要麻煩耗費不少時間和心力的事情、或是面對還不太熟悉的人，可以用Dear XXX 表示感謝或尊敬。
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#4 感謝太空洞
Your thanks ring hollow
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別人給了你幫助，你也知道要感謝別人，但只會用“thanks”?
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這種thanks式的感謝，真是沒有營養(yǎng)也沒有心意的表達，還不如發(fā)個笑臉。
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空洞的，充滿套路痕跡的感謝句式，讓別人覺得不辭辛苦的幫忙，卻沒有換來等量的認可，會有一種不值得的受傷感，下次就不用用心對待你的請求了。
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解決方案--
Say what you’re thanking them for. Always include the “why” when you show appreciation, give credit, and include details–the more, the better.?
清楚地告訴對方感謝的理由。而且理由越詳細越好。
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Taking the time to be explicit in how you express appreciation in your emails demonstrates your commitment to the team and helps win their trust.
花一點時間說清楚別人的幫助、共享，會增加一起合作、共事的人對你的信任。
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比如：
I really appreciate your taking the time to give detailed and constructive advices to our design and make it more attractive to young people.?
謝謝你百忙中抽出時間提出詳細又很有建設(shè)性的意見，這讓我們的設(shè)計方面對年輕群體更有吸引力。
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這種表達就是反空洞的。所以正確的做法就是：用具體事例和成果肯定別人的幫助。

#5 語法和拼寫錯誤
Grammar and spelling errors
語法和拼寫看起來是很小的注意點，很多人并不在意。
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但正如英國諺語所說：the devil is in details （魔鬼在細節(jié)處）。
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但這些看似細小的錯誤，會讓你在別人眼中的觀感變得非常糟糕，在潛意識里將你與態(tài)度不端正、做事浮躁的形象聯(lián)系起來。
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一旦發(fā)生幾次這樣的小錯誤，別人會認為你習慣性地不靠譜，很難認定你是個可以交付信任的合作伙伴。
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解決方案--

Scan for typos before sending, and always use spell-check. For an even better review, read your email.?
在點擊發(fā)送按鈕前，仔細看一遍拼寫問題，可以使用軟件拼寫檢查差錯別字。

This can illuminate errors and redundancies you might otherwise miss. The time you invest in revising your email now can determine its impact later.
通讀下郵件，這樣可以大大減少不容易發(fā)現(xiàn)的錯誤或冗余?；c時間來檢查郵件，絕對會對后續(xù)影響大有幫助。
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#6 只苛責，沒有建議
Slams without suggestions
職場郵件溝通，肯定不能一味地寫贊歌。
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更多的時候，我們是希望借助郵件溝通來解決問題。
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而且相比較起電話、面對面對話方式，郵件溝通可以留出更多的思考時間和文字斟酌的余地，能緩沖掉絕大多數(shù)劍拔弩張，能很好解決不好意思開口的問題。
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但即便如此，在郵件中指出別人問題，仍需要注意技巧。要不然，可能會：
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你說了想說的話，你爽快了，但傷了別人感情。
別人感情受傷，更沒有動力尋找解決方案，問題將一直擱置，兩敗俱傷。
如果你總是這樣，別人認為你是故意唱反調(diào)、找他的茬，同事關(guān)系岌岌可危。
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解決方案--

The next time you send an email criticizing an idea, include suggestions for improving it immediately after you lay out your critique.?
下一次如果你想發(fā)郵件提批評，記住一定要給出相應(yīng)的改進意見。

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This shows not only that you’re a problem solver but that you possess leadership skills, too.?
這樣就告訴別人：你不僅是問題解決者，還有領(lǐng)導(dǎo)擔當力。
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You’re more likely to develop strong, long-term working relationships with your recipients this way. No one likes a hit-and-run naysayer in real life, so don’t think you can get away with it by email, either.
你和收件人的工作關(guān)系更牢固、長久。沒人喜歡老是唱反調(diào)的人，查閱郵件也是一樣的道理。