準(zhǔn)備——深思熟慮
準(zhǔn)備工作可以采用多種形式。具體講，一般需要對以下幾方面有明確的認(rèn)識：
1．? 作者的角色
一般來說，首先要判定交際雙方的等級關(guān)系和親疏關(guān)系，然后即可確定交際走向是否應(yīng)為上行文、下行文或平行文。劃分出這個界限，才能做到語言準(zhǔn)確得體。
2．? 讀者的角色
讀者信息包括：
-身份（決定語氣）
-專業(yè)水平（決定用詞）
-人數(shù)
-主次
3．? 預(yù)期的目的
效率是第一位的，因此最好開門見山，切中主題；文字應(yīng)簡潔明了。
起稿——條理分明
在寫的過程中，我們需要完成如下幾項任務(wù)：
1．? 確定篇幅
一般分為開頭、主體、結(jié)尾三部分。
讀者視角：迅速捕捉頭尾信息。
2．? 組織布局
商務(wù)文章注重邏輯性，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，環(huán)環(huán)相扣。
由近至遠(yuǎn)，由淺至深，由輕至重。
3．? 區(qū)分類別
在給自己的文章定位時，以下幾點值得我們注意。
ⅰ 記敘與非記敘
ⅱ 互動性與單向性
ⅲ 抽象信息與具體信息
ⅳ 客觀描述與主觀判斷
定稿——精雕細(xì)琢
定稿的標(biāo)準(zhǔn)尺度：
布局合理，層次分明
信息合理，內(nèi)容完整
語氣恰當(dāng)，適合讀者
語句連貫，一氣呵成
句型豐富，短句為主
措辭到位，表達(dá)準(zhǔn)確
商務(wù)寫作的基本要求：
在寫作過程中都必須遵循的六大原則，即準(zhǔn)確（Correctness）、清楚（Clarity）、簡明（Conciseness）、具體（Concreteness）、完整（Completeness）、和禮貌（Courtesy），也叫做商務(wù)寫作的6C原則。
第一條原則：準(zhǔn)確(correctness)
從廣義上講，商務(wù)英語寫作的準(zhǔn)確性原則包括四層意義：
閱讀人能理解、接受的英語水平
使用精確措詞，傳達(dá)準(zhǔn)確信息
正確地使用語法和標(biāo)點符號
拼寫正確
(1)恰當(dāng)?shù)恼Z言風(fēng)格
我們在撰寫正式的商務(wù)英語寫作時，應(yīng)盡量使用正規(guī)的語言；而當(dāng)起草非正式的商務(wù)便條、商務(wù)便函及商務(wù)書信時，可使用較通俗的口語。請比較下面兩組例詞：
Formal
Informal
approximately
inquire
ascertain
obtain
assist
participate
construct
purchase
contribute
sufficient
difficult
utilize
About
Ask
find out
receive
help
share
build
buy
give
enough
hard
use
(2)準(zhǔn)確的措詞和信息
商務(wù)寫作離不開商務(wù)術(shù)語，一般常用的商業(yè)術(shù)語用字簡潔。商務(wù)英語寫作應(yīng)該特別注意措詞和信息的正確性。
(3)正確的語法和標(biāo)點符號
常見的標(biāo)點符號錯誤主要出現(xiàn)在逗號、冒號、省字號等。
常見的語法錯誤一般出現(xiàn)在以下幾個方面：
①主謂之間的一致關(guān)系
②代詞與先行詞之間的一致關(guān)系
③懸垂句
④修飾語與被修飾語之間的一致關(guān)系
⑤狀語的位置
(4)正確的拼寫
第二條原則：清楚(Clarity)
寫作中要合理安排要點，運(yùn)用正確的句型句法，突出重點，層次分明。
(1)邏輯布局(Logical Organization)
常用的邏輯布局方法包括：
①因果關(guān)系(Cause & Effect)
②時間順序(Chronological Development)
③序列順序(Sequential Development)
④比較(Comparison)
⑤一般到特殊(From General to Specific)
⑥特殊到一般(From Specific to General)
(2)合理構(gòu)架句群與段落(Well-Written Sentences & Paragraphs)
在商務(wù)英語寫作中，應(yīng)該合理安排句子和段落的結(jié)構(gòu)與長度，把各種長句、短句、簡句、復(fù)雜句等最佳組合成長度恰當(dāng)?shù)亩温?。請看例句?br> Marshall Corporation was founded forty years ago, and it now has branch offices in four states, and it employs nearly 400 individuals. ( poor )
Marshall Corporation was founded forty years ago. With branch offices in four states, it now employs nearly 400 individuals. ( revised )
(3)統(tǒng)一性與一致性(Unity and Coherence)
一篇商務(wù)寫作的每一個段落都要圍繞一個論點從不同方面進(jìn)行論證，而在每一個段落中又都有一個主題句(topic sentence)，一般安排在段首或段尾，而其它的句子則圍繞著它進(jìn)行論證，全文就這樣一步進(jìn)一步，一環(huán)扣一環(huán)地統(tǒng)一在主題思想上。而且，句子與句子之間，段落與段落之間都要前后呼應(yīng)，首尾連貫。
(4)強(qiáng)調(diào)(Emphasis)
在商務(wù)英語寫作中，有時需要強(qiáng)調(diào)某些單詞、詞組、句子，突出它們的作用，可以采用一些技巧手段，如下加橫線，大寫，或不同的字體、顏色等。
(5)避免采用模糊的語句(ambiguous sentence)
注意將句中關(guān)系緊密的詞盡量靠近
第三條原則：簡潔(Conciseness)
簡潔是現(xiàn)代商務(wù)英語寫作的發(fā)展趨勢，是在保證內(nèi)容完整無損的前提下用盡可能少的詞句來闡明主題。商務(wù)英語寫作要求既筒短扼要，又不失完整與清楚明白，還要包括必要的禮貌。
(1)用簡潔的語言(Use simple language)
盡量使用?????????????????????????? 避免使用
please??????????????????????????? will you be good enough to
prefer??????????????????????????? express a preference for
because?????????????????????????? for the reason that
ask?????????????????????????????? request
buy?????????????????????????????? purchase
need????????????????????????????? request
do??????????????????????????????? accomplish
letter??????????????????????????? communication
(2)少用陳詞濫調(diào)(Omit trite expressions)
下表列出的是一些常見的陳詞濫調(diào)：
in the near future
it has come to my attention
at your earliest possible convenience
avail yourself of this opportunity
don' t hesitate
take the liberty to
due to the fact that
thanking you in advance
enclosed herein
with kindest regards
(3)避免冗長的表達(dá)方式和不必要的重復(fù)(avoid wordy expressions & unnecessary repetition)
請看下表中的兩組例子，比較一下修改前與修改后的差別。
Wordy
Concise
We would like to
A long period of time
I expected it to be
During the year of 1995
For the development of
Square in shape
During the time that
please
a long time
expected
during 1995
for developing
square
while
(4)刪改無關(guān)緊要的成份(Remove unneeded facts)
如果句中的某些成份被刪除后不影響句子的原意，那么就應(yīng)該毫不猶豫地把它們刪改掉。如下面句子中的劃線部分被刪去后并不影響句子的原義：
It should be noted that this is the best we can do。
(5)多使用主動語態(tài)的句子結(jié)構(gòu)以明確表達(dá)意思
請比較下面兩個句子:
Payment of their accounts will be made by Johnsons next week．
Johnsons will pay their accounts next week．
第四條原則：具體(Concreteness)
商務(wù)英語寫作要求內(nèi)容書寫得具體和明確，因此，盡量使用確定、具體的語言，直接了當(dāng)?shù)貍鬟f信息，說明問題，切忌籠統(tǒng)模糊。
(1)盡可能地提供明確、具體的信息。
(2)使用具體詞匯 避免使用抽象的詞匯，因為抽象的詞匯往往令人感覺模糊籠統(tǒng)。
第五條原則：完整(Completeness)
商務(wù)英語寫作的內(nèi)容務(wù)必完整周密，任何要點的遺漏都可能導(dǎo)致重大損失。
第六條原則：禮貌(Courtesy)
商務(wù)英語寫作中的禮貌原則，并不是指采用一些客套的句式，而是指一種貫徹于全文的尊重、理解和體諒對方的態(tài)度
以下是幾條有助于禮貌的寫作方法：
?使用禮貌友好的詞匯
?體諒對方的寫作態(tài)度(You-Attitude)
?措辭得體(Appropriate Wording)
?避免使用有性別歧視之嫌的詞語
?及時答復(fù)(Timely Response)