高效商務(wù)寫作(1):打字員的逆襲
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"Typists pound keyboards and writers stare out of windows."一寫郵件,就變身瘋狂"打字員"?type and delete……其實大可不必如此糾結(jié),想要擁有行云流水般的寫作,就像作家那樣,欣賞一下窗外的美景吧。動筆之前先思考寫作目的,就會讓你的寫作一氣呵成,打字員輕松逆襲,變身高效能人士!
一、明確目的
商務(wù)寫作,一定是目標(biāo)導(dǎo)向的,或發(fā)布通知,或請求幫助,或解決問題。在動手寫作之前,要反復(fù)問自己:"我為什么要寫這封郵件?"??赡苣銜X得這個問題很容易回答,果真是這樣嗎?我們一起看下面這個案例:
假如你是公司的一名行政人員,公司安排了一次集體出游,需要你發(fā)郵件通知全體成員,那么以下哪條才是你的寫作目的呢?
① I want to inform employees about the date of the company outing.
② I want employees to RSVP (=reply) regarding the company outing by the fifteenth of the month.
①應(yīng)該是很多人的第一反應(yīng),發(fā)通知確實是最直接的目的。但如果你能做進一步的思考,很容易就會想到,除了通知之外,還需要確認參與的人數(shù),讓員工回復(fù)確認是否參加,才是這封郵件最核心的目的。①只體現(xiàn)了 "我要做什么",而②體現(xiàn)的是"我要讀者做什么",明確目的,就是要明確你要讓讀者產(chǎn)生何種回應(yīng)。
二、開門見山
一封郵件,讀了十幾行,依然不知所云?!作為一個職場人,你還能忍嗎?請善待你身邊那些忙碌的小伙伴們,開門見山說出你的寫作目的,高效溝通,快樂工作!如何做到開門見山,我們還是來看一個案例:
假如你是一家招聘機構(gòu)的員工,這是你給一家公司的人事主管寫的一封郵件,請找出這封郵件存在的問題,并根據(jù)"明確目的,開門見山"的原則,對其進行修改,我們稍后揭曉答案。
On December 15, I received a phone call from Mr. Jason Brown from Michigan, who was your director of sailing in the Saginaw school. Mr. Brown, who recently had a fine interview with us, has requested I contact you. He requests a letter of verification of employment, including confirmation of his job title and the duties he performed while in your school. According to Mr. Brown, he needs this to apply for a similar position in the Caribbean.
I would appreciate your help in this matter.
Sincerely,相信大家讀到前幾句,就會困惑"這封郵件跟我有什么關(guān)系呀?",直到讀到" He requests a letter of verification of employment",才大致猜測到作者的目的。如果我們做兩處修改,第一,讓目的更加明確,也就是明確人事主管需要提供什么樣的幫助,第二,在郵件的開頭,就表達清楚這樣的目的,整體效果就會不一樣:
Would you verify the employment of Mr. Jason Brown?
Mr. Brown was your director of sailing in the Saginaw school [then give the rest of the details]…Sincerely,
在郵件的開頭用了一個問句,禮貌的表達了訴求。讀者看到郵件,就明白作者的目的是什么,如果讀者需要了解誰是Mr. Jason Brown,為什么要a letter of verification等具體信息,會自然在下文中有目的的尋找。
明確目的,開門見山,你學(xué)會了嗎?最后,希望大家記住這句話"Typists pound keyboards and writers stare out of windows."下期我們會討論如何選擇合適的語氣,請繼續(xù)關(guān)注。
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