今天我們來給大家介紹一下商務(wù)英語報告各構(gòu)成部分。

一般來說，商務(wù)英語報告的常見構(gòu)成部分有：摘要（Executive Summary）、標(biāo)題（Title）、導(dǎo)言（Introduction/ Terms of Reference）、材料收集方法（Methodology/Proceedings）、調(diào)查結(jié)果（Findings）、結(jié)論（Conclusions）、建議（Recommendations）、附錄（Appendices）等。以下就各個部分的內(nèi)容及其寫作方法分別講解。

（一）摘要（Executive Summary）

一份正式且篇幅較長的報告通常在報告的前面加上摘要。摘要一般不超過一頁，是報告的導(dǎo)言、調(diào)查結(jié)果、結(jié)論和建議的內(nèi)容總結(jié)。這部分一般是在整篇報告寫好以后再寫。非正式或篇幅較短的報告則無需寫報告摘要。寫摘要時，應(yīng)注意以下幾點：


? 盡量限制段落的數(shù)量，一般可用三段式：報告的目的、報告的調(diào)查結(jié)果和結(jié)論、報告的建議。

? 摘要寫作的時態(tài)用一般現(xiàn)在時，因為報告已經(jīng)存在。如"This report shows..."屬于正確表達(dá)，而"This report will show..."則不妥。

? 報告摘要中無需引用具體數(shù)據(jù)。可用"by and large、the vast majority、only a few"等語言表達(dá)大概的數(shù)據(jù)或趨勢。

（二）標(biāo)題（Title）

報告的標(biāo)題應(yīng)盡可能概括報告的內(nèi)容，因為它是整篇報告的信息濃縮，而且標(biāo)題應(yīng)該準(zhǔn)確、客觀，不應(yīng)像報刊文章標(biāo)題那樣為了吸引讀者的注意力而別出心裁。此外，標(biāo)題應(yīng)該是名詞短語或動名詞短語。如以下幾例："Report on Improving the Training Methods of HDC、Report on the Proposed Incentive Scheme、Report on the Adoption of Flex-time Working Systems"。

（三）導(dǎo)言（Introduction/ Terms of Reference）

在導(dǎo)言部分，扼要地說明一下報告的寫作背景和主旨。此外，還應(yīng)該注明報告提交給何人、何時提交的。如果是事件調(diào)查報告應(yīng)首先說明事件的經(jīng)過，包括事件發(fā)生的日期、時間、地點、情況敘述等。以下是導(dǎo)言部分寫作的常見句型：

? The report examines / explains...

? The purpose of this report is to... investigate / evaluate / study...

? The objective of this report is to... recommend / analyze / give...

? The aim of this report is to... feedback / estimate / assess...

? Enclosed is a report about...

（四）材料收集方法（Methodology / Proceedings）

報告的這部分應(yīng)說明收集信息或資料的方法和步驟。在報告中注明提供這一信息可以增強報告的真實性和客觀性，尤其是意見調(diào)查報告。當(dāng)然并不是所有的報告都需要收集資料，因此，并非每一種報告都需要提供這部分內(nèi)容。這部分內(nèi)容在整篇報告所占篇幅較短，可以寫成一個段落。以下是該部分寫作的常見句型：

? A sample of workers was individually asked for their opinions.

? A questionnaire was completed by those who were surveyed in this project.

? The information was mainly achieved with a number of telephone calls to manufacturers.

（五）調(diào)查結(jié)果（Findings）

報告的調(diào)查結(jié)果部分是報告建議的依據(jù)，其內(nèi)容應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確無誤，結(jié)構(gòu)清晰，語言流暢、銜接。這部分內(nèi)容的每一個段落都應(yīng)當(dāng)有一個明確的主題句，一般放在段首，這樣便于讀者攝取這部分的信息。以下是這部分主題句寫作的常見句型：


? The findings of the investigation indicate that...

? It was proposed / found / felt / discovered that...

? It was generally the case that...

? Most people thought / suggested that...

? A number of people mentioned that...

? Several changes were put forward.

? Several staff members expressed the view that...

若報告中需提供圖表統(tǒng)計數(shù)據(jù)或描述行情走勢，撰寫人應(yīng)當(dāng)熟悉這方面寫作的常用句型，以下就是該方面寫作的一些典型句子結(jié)構(gòu)：

? The table / chart / graph / diagram / figure / statistics shows / describes / illustrates that...

? As it can be seen from the table / chart / figure...

? It is clear / apparent from the table / chart / graph / diagram / figure / statistics that...

? The number of... increased / jumped / rose suddenly / rapidly / dramatically from...to...

? The number of...decreased / dropped / fell greatly / significantly sharply from...to...

? The number of...fluctuated slowly / slightly between...to...

? The number of... remained steady / stable (stayed the same) between...to...

? There was a (very) sudden / rapid / dramatic / significant increase / jump / rise in the number of...from...to...

? There was a (very) sharp / steep / steady / gradual / slow / slight decrease / drop / fall in the number of...from...to...

? The monthly profit / figures peaked in December at 10%.

? The monthly profit / figures reached a peak / a high (point) in December at 10%.

? The monthly profit / figures bottomed out in December at 10%.

? Sales witnessed a great rise / increase / drop / fall between...to...

（六）結(jié)論（Conclusions）

報告的結(jié)論部分是寫報告的人在報告調(diào)查結(jié)果的基礎(chǔ)上對調(diào)查結(jié)果進(jìn)行總結(jié)和解釋。同一調(diào)查結(jié)果會因為撰寫者的不同而得出不同的結(jié)論，但這部分不應(yīng)當(dāng)包括報告前文中沒有提到的新的信息。


（七）建議（Recommendations）

建議往往是許多商務(wù)報告寫作的最重要部分。一份報告有效程度常常取決于報告中所提供的建議的質(zhì)量高低。建議部分主要內(nèi)容為報告撰寫人在經(jīng)過充分的論證后認(rèn)為應(yīng)當(dāng)采取的措施或行動。報告人有時也會描述采取措施后可能出現(xiàn)的后果或情形。


（八）附錄（Appendices）

正式的商務(wù)報告為了增強報告的說服力或真實性往往會有一些附加材料，因其篇幅較長不宜放在報告當(dāng)中，只能選擇放在附錄中。這部分內(nèi)容可能包括圖表統(tǒng)計數(shù)據(jù)、實驗室報告、問卷調(diào)查等。當(dāng)然，簡短報告若無此需要則不需增加附錄部分。